Seja mais produtiva com o Método Kanban - Por Gisiele Pimel
O Método Kanban é uma ferramenta de produtividade de alta perfomance. E que eu adotei para me ajudar a dar conta de tudo que tenho na minha humilde lista de tarefas no trello haha.
Mulheres que estão sempre em busca de um jeitinho de ser mais produtiva peguem a minha mão que a dica é boa. Homens, a técnica funciona com vocês também, viu? Mas a verdade é que todo mundo sabe o quanto a mulherada empilha tarefas e responsabilidades. Então nada mais justo do que uma boa ferramenta de produtividade para facilitar as coisas do jeitinho que dá.
O que é o Método Kanban?
É um sistema visual para gerenciar o trabalho conforme avança em cada etapa do processo. É muito comum usar post-its para distribuir as tarefas em colunas que representam cada uma dessas etapas.
O Método Kanban é uma ferramenta muito popular para gerenciar projetos e tarefas que exigem eficiência e flexibilidade, ao mesmo tempo que permite visualizar facilmente o fluxo de trabalho.
Como Funciona o Kanban?
Imagine que você tem um quadro (pode ser um quadro de verdade, uma folha de papel ou até um app no seu computador). Você divide esse quadro em algumas colunas, que podem ser tão simples quanto "A Fazer", "Fazendo" e "Feito". Cada tarefa que você tem é escrita em um cartãozinho que você move de uma coluna para a outra conforme vai progredindo. Simples, né?
Eu uso bastante para organizar as rotinas da minha Agência de Marketing CopyCom e também com as minhas demandas pessoais.
Por Que Usar o Kanban?
- Tudo Visível: Com tudo que você precisa fazer bem ali, na sua frente, fica mais fácil saber o que pegar em seguida e onde você pode estar empacado.
- Sem Multitarefas: Limitar o trabalho em progresso significa que você só foca em algumas coisas de cada vez, o que pode realmente ajudar a fazer um trabalho melhor e mais rápido.
- Adaptabilidade: Como o Kanban é flexível, ele se adapta ao que funciona melhor para você. Mudou algo no meio do caminho? Sem problemas, ajuste o quadro e siga em frente.
- Transparência Total: Todo mundo na equipe (ou na família, ou entre amigos) pode ver o que está acontecendo, quem está fazendo o quê e o que já foi concluído.
Como usar o Método Kanban de organização de tarefas
Passo 1: Escolha a Ferramenta Certa
Você pode utilizar o Método Kanban de forma física ou digital. Na versão física, um quadro branco com post-its funciona perfeitamente. No digital, ferramentas como Trello, Asana ou Notion oferecem funcionalidades de Kanban virtuais que você pode acessar de qualquer lugar.
Passo 2: Configure seu Quadro Kanban
O Quadro Kanban clássico é dividido em três colunas básicas:
- A Fazer (To Do): Aqui você coloca todas as tarefas que precisam ser feitas. É sua lista geral de tarefas.
- Fazendo (Doing): Quando você inicia uma tarefa, move o cartão para esta coluna. Isso ajuda a visualizar o trabalho em progresso.
- Feito (Done): Após completar uma tarefa, você a move para esta coluna. Isso oferece vai te dar satisfação visual de suas conquistas.
Passo 3: Alimente seu quadro
Escreva cada tarefa em um cartão ou post-it e coloque na coluna "A Fazer". Seja específico sobre o que cada tarefa envolve para evitar confusão mais tarde. Se estiver usando uma ferramenta online, você pode adicionar mais detalhes como datas de vencimento, anexos e comentários diretamente nos cartões.
Passo 4: Limite a quantidade de trabalho em progresso
Um dos aspectos mais importantes do Kanban é limitar a quantidade de trabalho em progresso. Determine um número máximo de tarefas que podem estar na coluna "Fazendo" ao mesmo tempo. Isso ajuda a focar em completar as tarefas atuais antes de começar novas, evitando o acúmulo e o estresse.
Passo 5: Revise e atualize
Esse é um passo que faz muita diferença. Se você faz gestão de projetos e várias contas como eu, revisar e atualizar o progresso das tarefas faz toda diferença do mundo. Ao fazer isso você relembra tarefas importantes e não perde o comprometimento com os prazos pré definidos.
Durante as revisões, mova as tarefas concluídas para a coluna "Feito" e transfira novas tarefas para "Fazendo" conforme necessário.
Passo 6: Ajuste conforme sua necessidade
Conforme você vai se familiarizando com o Método Kanban, pode sentir a necessidade de personalizar o seu quadro para se adaptar ao seu fluxo de trabalho.
Eu mesma precisei fazer ajustes, para dar conta de todas as fases e características dos meus projetos pessoais e profissionais.
Por exemplo, você pode achar útil adicionar uma coluna de "Revisão". Essa coluna seria ideal para tarefas que precisam de uma checagem ou aprovação final antes de serem consideradas completas. Isso é especialmente útil em ambientes de trabalho colaborativos onde múltiplas verificações são necessárias.
Outra adição valiosa pode ser a coluna "Esperando Feedback". Se parte do seu trabalho depende da resposta ou da ação de outras pessoas, ter uma coluna dedicada para isso ajuda a rastrear tarefas que estão fora do seu controle direto, evitando que elas se percam ou sejam esquecidas.
Para tarefas que você precisa passar para outros membros da equipe ou terceirizar, a coluna "Para Delegar" pode ser bastante útil. Ela permite que você organize tarefas que não serão necessariamente executadas por você, mas ainda precisam ser monitoradas.
